Trends uit de benchmark advocatuur van Wolters Kluwer - 2019

Inleiding 

Enige tijd terug publiceerde Wolters Kluwer de tweede editie van hun benchmark voor de advocatuur. Deze benchmark richt zich op kantoren tot 30 fee earners, als tegenhanger van de Stand van de Advocatuur van SDU. Er hebben 2016 kantoren meegedaan waarvan iets meer dan de helft in de Randstad gesitueerd is en de overige kantoren verspreid zijn over de rest van het land.

Uiteraard hebben ook wij met interesse kennisgenomen van de bevindingen in deze benchmark. Ons viel een aantal zaken op:

Verhouding fee earners – non fee earners

De ratio fee earners ten opzichte van ondersteunend personeel verschilt nogal per type kantoor. Zo is de ratio bij nichekanten 0,5 ondersteunende medewerker per fee earner terwijl full servicekantoren een ratio kennen van 0,85 op 1. Dat is niet (volledig) te verklaren door de omvang van de kantoren want kantoren met 20 – 30 fee earners hebben de laagste ratio, namelijk 0,38 op 1, terwijl de kleinere kantoren juist veel hoger dan die 0,5 zitten.
Een mogelijke verklaring kan zijn dat veel nichekantoren zijn ontstaan als afsplitsing van grotere kantoren, waarbij de advocaten relatief jong zijn en ze vanuit de grote kantoren al gewend waren om veel administratieve taken zelf te doen.
Een verklaring van het verschil dat samenhangt met de omvang van kantoor kan zijn dat kantoren met 1 of 2 advocaten vaak wel ondersteuning van een secretaresse kunnen gebruiken maar dat de werkzaamheden van die secretaresse niet exponentieel toenemen als daar dan 1 of 2 fee earners bij komen.

Winstverwachting

Meer dan 50 % van de kantoren geeft aan dat zij voor het komende jaar een winststijging verwachten. Dat is overigens een lager percentage dan in de benchmark van 2018. De manier waarop kantoren verwachten die winststijging te gaan realiseren verschilt nogal.
De volgende 5 manieren stonden bovenaan het lijstje: 

• Uitbreiding van de klantenportefeuille

Deze mogelijkheid stak eruit bij de IT/IE advocaten. Misschien omdat dat vaak nichekantoren zijn en ook kantoren die nog in hun start up / scale up fase zitten. Hoe die portefeuille uitgebreid gaat worden komt niet echt terug in de benchmark, behalve dat de kantoren ook aangeven dat een aantal processen die zien op relatiemanagement, verbeterd kunnen worden. Zoals cliënt acquisitie. Waar wij dan benieuwd naar zijn is op welke manier kantoren dat willen gaan realiseren. Door meer te gaan netwerken, door hun online zichtbaarheid te vergroten en beter te monitoren of door aan te sluiten bij platformen zoals LawForum.

• Wijziging van het prijsmodel (uurtarief omhoog of andere tariefstructuren) 

Deze mogelijkheid werd vooral genoemd door IT/IE advocaten en arbeidsrecht advocaten. Dat lijkt verklaarbaar omdat IT/IE advocaten gemiddeld genomen beter op de hoogte zijn van technische mogelijkheden om hun diensten te digitaliseren en op die manier andere inkomstenmodellen kunnen ontwikkelen. Arbeidsrecht-advocaten anderzijds ondervinden relatief veel hinder van de veranderende markt op dat vlak, door aanbieders van online tools voor contracten bijvoorbeeld waardoor zij gedwongen worden hierover na te denken.

• Investeren in IT om efficiënter te kunnen werken

Deze methode kende minder uitschieters en lijkt dus redelijk breed tot de mogelijkheden te horen volgens de deelnemende kantoren. De koplopers voor deze methode zijn Bestuursrecht en Persoon & Familierecht.
Als wij kijken naar onze werkzaamheden het afgelopen jaar en naar de bezoekersaantallen op www.it-kieswijzer.nl dan zien we dat veel kantoren zich aan het oriënteren zijn op vervanging van hun huidige software. Ook een overgang naar de cloud, vaak als gevolg van de selectie van een online softwarepakket, komt steeds vaker voor. Mede als gevolg van de ontwikkelingen binnen Microsoft Office365 wordt het werken in de cloud zelfs steeds meer de norm, en zien wij een dalende trend in hosting-oplossingen. Hierdoor gaan mensen niet alleen efficiënter werken maar wordt tevens een kostenbesparing bewerkstelligd.

• Meer declarabele uren maken

Deze methode lijkt sterk samen te hangen met de voorgaande. Althans, wij kunnen ons niet voorstellen dat met de huidige trend om een goede work-life balance na te streven, kantoren hun urennorm zouden opschroeven. Waarschijnlijker lijkt het dat door te investeren in IT, bijvoorbeeld door time capture oplossingen of intuïtieve e-mail filing systemen, advocaten hun tijd effectiever in kunnen zetten. En daardoor meer tijd kunnen besteden aan dossiers. 

• Verlagen van de overhead

Overhead verlagen heeft pas effect als het om grote bedragen gaat. En uiteindelijk zijn personeelskosten de grootste kostenpost voor een advocatenkantoor.
Uit diverse onderzoeken blijkt dat software waarmee documenten eenvoudiger terug te vinden zijn, een tijdsbesparing op kan leveren tot wel 20 %. Dat zou voor een secretaresse zo’n 1.5 uur per dag aan tijdsbesparing op kunnen leveren, waarmee je je voor kan stellen dat ook hier de investering in software een forse reductie van de overhead kan opleveren.  

Afsluitend

Het onderzoek van WoltersKluwer gaat nog veel dieper in op de verschillen tussen de diverse praktijken en de soorten kantoren alsmede op het verschil tussen kantoren uit de Randstad en de regio. Het hele rapport is hier te lezen.