De doorwerking van een fusie in een nieuwe ICT omgeving

Samenvoeging van twee keukens

Eens in de zoveel tijd heb je een project dat een speciaal plekje in je hart krijgt. Bijvoorbeeld door de unieke hulpvraag, de complexe uitvoering of het prachtige resultaat. Het project dat we draaiden bij La Gro Geelkerken advocaten is op alle drie die facetten exceptioneel te noemen.

In dit grootschalige IT-project werden, zoals het kantoor zelf zegt, verschillende keukens samengevoegd. Een gesprek met Sandy Rietveld Nielsen en Gerard Gort van La Gro Geelkerken. 

Interview met Sandy Rietveld Nielsen (IT Strategy Manager) en Gerard Gort (advocaat en partner) van La Gro Geelkerken advocaten en Eva Peeters (L-IME)

Advies uitbrengen

Sandy nam net haar positie als IT Strategy Manager bij La Gro Geelkerken in, toen het grootschalige IT-project van start ging. In 2019 werd L-IME gevraagd een advies uit te brengen voor het technisch samenvoegen van de twee fuserende kantoren: Geelkerken Linskens en La Gro advocaten. Eva: ‘Deze twee kantoren werkten, zoals Sandy het zo mooi noemt, vanuit compleet eigen keukens en met verschillende technieken. We werden niet alleen gevraagd een advies uit te brengen voor het migreren van twee omgevingen. Ook adviseerden wij hen hoe zij een moderne digitale werkwijze konden omarmen. Hiervoor selecteerden we samen met de projectgroep de juiste applicaties die we implementeerden rondom vernieuwde werkprocessen.’

Sandy: ‘Ik was de eerste IT-manager die werd aangenomen. De eerste taak was om de bestaande infrastructuur omgevingen over te zetten naar één centrale ICT omgeving. Het meest efficiënt was daarbij om – waar mogelijk – gebruik te maken van cloud oplossingen. De advocatuurlijke software lieten we daarbij compleet over aan L-IME. Het was een gerust gevoel dat ik me volledig kon focussen op het beheer en de inrichting van de nieuwe technische cloudomgeving. De dames van L-IME namen de rest uit handen. Een geweldige wisselwerking.’

Frisse nieuwe start

In 2018 waren de twee kantoren nog twee zelfstandige, van oorsprong familiekantoren. Ieder met een lange historie én traditie. Beiden kantoren hadden, zoals Gerard het zo mooi zegt: ‘Nog een serverpark op zolder.’ Het ene kantoor werkte in een Citrix omgeving met terminals, het andere kantoor met vaste werkstations. Met de fusie werden vijftig advocaten samengebracht en de partners besloten dat zij direct in een nieuwe, state of the art IT-omgeving wilden samenwerken. Op die manier kon het nieuwe kantoor een snelle start maken.

Gerard: ‘We wisten dat we hier een kundige partij bij konden gebruiken. Dat werd L-IME vanwege het ijzersterke verhaal, waarbij Marjan van de leverancierskant afkomt en Eva de taal van advocaten spreekt. Het is prettig aan Marjan en Eva dat ze uitwisselbaar zijn. We begonnen het traject met Marjan, maar uiteindelijk nam Eva het geruisloos over.’ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Digitale dossiers in Outlook

Het kantoor had destijds vragen aan L-IME zoals: ‘Hoe converteren we de twee omgevingen naar een nieuwe, betere, omgeving? Welke applicaties zijn er? Gaan we voor een all-in one pakket of kiezen we voor een ‘best of breed’ oplossing?’. L-IME onderzocht samen met het projectteam de bestaande infrastructuur en applicaties. Bovendien werden bestaande processen en de gewenste manier van werken onder de loep genomen. Gerard: ‘We hebben uiteindelijk echt alles omgegooid. We hebben alle bestaande applicaties verruild voor een best of breed cloudomgeving met Legalsense, ContactManager, DMSforLegal, DoLegal, Basecone en Twinfield als kantoorsoftware. We werken nu met volledig digitale dossiers die ook in Outlook zijn geïntegreerd. Daarbij maakt het niet uit of we thuis, onderweg of op kantoor werken.’

L-IME hielp ons de vertaalslag te maken van software presentaties naar de concrete uitwerking daarvan: de gewenste nieuwe werkwijze voor ons kantoor.

 

Hoe advocaten denken

Gerard: ‘Deze nieuwe omgeving is de som van een gedegen onderzoek, waarbij L-IME ontzettend goed heeft geholpen. L-IME kent het landschap aan aanbieders en weet het maximale uit software te halen. Sandy vult aan: ‘Eva heeft ervaring als advocaat. Ik heb van haar geleerd hoe advocaten denken. Ik was een nieuwkomer bij La Gro Geelkerken en kreeg veel op mijn bordje. Eva was echt een sparringpartner. Eigenlijk is ze dat nog steeds’.
Gerard haakt in: ‘L-IME schoof aan bij presentaties van softwareleveranciers. Zij stelde vragen die bij ons tijdens de presentaties niet opkwamen. Telkens weer maakten ze de vertaling van presentaties en offertes, naar de gewenste werkwijze van ons, hoe wij er in de praktijk mee moest werken.

Gerard: ‘Eva is een ster in het bewaren van rust, ook als de waslijst aan actiepunten lang is. Gecontroleerd wist zij iedereen aan te sturen. Het beheren en controleren van het projectproces is echt goed gedaan. Ik ben blij met de applicaties die we hebben ingekocht en met de wijze waarop deze onderling samenwerken.

Livegang in het water

Toch leek de uiteindelijke livegang van de nieuwe omgeving, die gepland stond voor het voorjaar van 2020, in het water te vallen. La Gro Geelkerken had laptops besteld, maar deze konden door het coronavirus niet worden geleverd. Sandy heeft samen met een leverancier ervoor gezorgd dat iedere werknemer toch tijdig kon worden voorzien van een laptop. Het kantoor ging live, midden in de eerste lockdown. Hierdoor moesten trainingen online verzorgd worden en ook ‘floorwalking’ zag er daardoor compleet anders uit.

Het projectteam werd, in samenwerking met de leveranciers, creatief. Zo werd er op de dag van livegang een speciale mailbox gelanceerd. Eva: ‘Normaal zijn wij fysiek aanwezig voor floorwalking. Op de werkvloer bekijken we problemen en lossen deze met leveranciers op. Om nu op afstand alle vragen en problemen te coördineren, lanceerden we een speciale mailbox. Liesbeth van Woerkom van Epona (ContactManager en DMSforLegal) en ik bewaakten deze en de projectmanagers van de andere leveranciers hadden we paraat staan. Liesbeth tackelde alle vragen over ContactManager en DMSforLegal; alle niet Epona gerelateerde vragen pakte ik op en legde ik bij de juiste leverancier neer. Zo bewaarden we toch overzicht en werden problemen op basis van prioriteit opgepakt.’

Op advies van L-IME zijn na de livegang twee van de leden van de projectgroep betrokken gebleven bij de nasleep, doordat zij als key users de rol van functioneel beheerders op zich hebben genomen. Zij vangen intern de vragen en behoeften op en communiceren rechtstreeks met de leveranciers. Daardoor worden alle vragen snel beantwoord en behoudt het kantoor zelf zicht op wat er speelt. De leveranciers hebben daar ook voordeel van doordat zij de vragen gestructureerd en gefilterd aangeleverd krijgen.

Gerard: ‘De uitrol vond niet plaats onder de meeste gunstige omstandigheden. Toch is de nieuwe werkwijze, in combinatie met een nieuwe laptops en aanvullende applicaties zoals Microsoft Team, goed opgepakt. Het kwam allemaal tegelijk, maar het is ons, door een intensieve samenwerking, gelukt. Dit heeft ons het afgelopen (Corona) jaar veel voordeel en werkplezier opgeleverd.’